Pandemija je v letu 2020 povzročila krizo, na katero smo se morali odzvati. Preoblikovali smo številne vidike svojega vsakdana. Nekateri ukrepi so seveda začasni, drugi pa predstavljajo nadgradnjo trendov in postajajo - bolj kot le odziv na začasne ukrepe – naša 'nova realnost'. Med novosti, ki se bodo zagotovo obdržale, sodijo tudi prilagodljiva ali hibridna delovna mesta. To so tista, ko so nastala z uravnoteženjem izmenjevanja dela na daljavo in delom na kraju samem. Razvila so se iz pisarniško usmerjene strukture, pri čemer je, pred Covidom, več kot 90 odstotkov udeležencev sestankom prisostvovalo neposredno v sejni sobi.

Kako se je to zgodilo? Barco je nedavno opravil raziskavo o hibridnih delovnih mestih, ki je pokazala, da si tudi po koncu pandemije z delom od doma želi vsaj dvakrat tedensko nadaljevati kar 74 odstotkov zaposlenih. In če pogledamo še dlje - kot posledica dela na daljavo in demografskih sprememb zaposlenih - se bo obseg neposrednih sestankov v podjetjih zmanjšal s trenutnih 60 na 25 odstotkov do leta 2024, poroča Gartner. Priča smo spremembam, ki vplivajo na vsak vidik do sedaj običajnega delovnika, vse od komunikacij in načrtovanja pa do klepeta pri kavnem aparatu.

Da bi pridodali nekaj običajnosti v delovni proces in se bolje povezali s sodelavci, so številni zaposleni pri delu z oddaljene lokacije sprejeli videokonferenčna srečanja z izbiro 'najprej-video' (video-first). Enostavno jih zaženejo s svojim prenosnikom, bogata ponudba programske opreme za video konference pa omogoča preprosto uporabo za službene sestanke, šolanje na daljavo pa tudi socializacijo. Ko se postopoma vračamo v delovno okolje, nekateri v pisarnah, drugi pa še vedno na daljavo, prevzemajo videokonferenčna srečanja mesto srečanjem v živo. S ciljem ohranjanja produktivnosti bodo podjetja v tej 'novi realnosti' morala v večini sejnih sob in govorilnic, če ne celo v vseh, omogočiti video povezave. Te morajo biti preproste za uporabo in brezhibne ter varne v delovanju.

Koncept odprtih sob v sejnih sobah

Še ne tako davno smo svoje predstavitve na večjih konferencah, pa tudi na sestankih, morali shraniti na ključek, saj je predstavitev potekala preko tam lociranega in nameščenega projekcijskega sistema. V zadnjih letih smo, vsaj na sestankih, že lahko uporabili svoj računalnik, pa naj bo to tablični računalnik, mobilna naprava ali prenosnik. Prinesli smo napravo, ki nam je najbolj ustrezala in pri kateri smo se v nastavitvah najbolje znašli. Avdio-video in IT panogi sta to poimenovali BOYD (Bring Your Own Device), kmalu pa smo spoznali še kratico BYOM (Bring Your Own Meeting).

Tako kot smo si izbrali najljubšo napravo, s katero se udeležujemo sestankov, saj se na njej najbolje znajdemo, smo izbrali tudi vsak svojo rešitev za spletne konference (npr. Microsoft Teams, Webex, Zoom in še mnoge druge). Vsak ima svojo priljubljeno - tako ožji sodelavci, stranke, oddaljeni sodelavci, kot novo zaposleni. Koncept BYOM sledi ideji, da bi video konferenco sklicali in vodili ne le s svojo izbrano napravo, ampak tudi preko svoje izbrane spletne rešitve za video konference.

Za najboljši izkoristek koncepta BYOM potrebujemo celovito krovno rešitev, ki se v trenutku poveže z vso opremo zagotovljeno v konferenčni dvorani, sejni sobi ali govorilnici. Ki se nemoteno poveže s katero koli video-konferenčno platformo in omogoča gostitelju, da brez težav razširi sestanek s srečanja dveh na 10 oseb, ne da bi se vsi stiskali okoli kamere. Govorimo o popolni spremembi meril tradicionalnega koncepta sejnih dvoran.

Spoznajte koncept 'odprtih sob' (Open Rooms). To so sejne sobe, opremljene s tehnologijo za video konference, s katero se sodelujoči enostavno povežejo. Vsak prostor mora omogočati video-konferenčne povezave. Sodelujočim omogoča, da se aktivno pridružijo sestankom in konferencam z napravami, rešitvami in programsko opremo, ki jo najbolje poznajo. Vse sejne sobe morajo biti 'odprte' za vse uporabnike in za vse načine sestankovanja, izkušnja pa mora biti po celotnem podjetju enaka za vse. Na srečo je nadgradnja danes mnogo bolj cenovno dostopna v primerjavi s predhodnimi sistemi, ki so temeljili na prostoru.

Fleksibilne rešitve za brezžične konferenčne sisteme, kot je ClickShare Conference, omogočajo tak pristop odprtih sob. Učinkovito združujejo različne ponudnike rešitev video konferenc in so prilagodljive, saj delujejo z obstoječimi avdio-video rešitvami, predvsem pa so enostavne za uporabo. Z glavnim zaslonom brezžično delijo aplikacije iz prenosnika in se brezhibno povezujejo z nameščenimi kamerami, mikrofoni in zvočniki v sejni sobi ali na oddaljenih ekranih. Hibridni sestanki so tako krajši in mnogo bolj učinkoviti za prisotne kot tudi za oddaljene udeležence.

Koncept ClickShare Conference prinaša boljši izkoristek časa, enostavnejše povezovanje udeležencev in boljšo uporabniško izkušnjo video konference, ki jo postavlja na danes najvišjo možno raven. Prilagaja se uporabnikovi napravi, njegovemu zaporedju opravil in izbranim uporabniškim nastavitvam.